Mengenal Apa Itu Disbursement dan Manfaatnya dalam Bisnis

Ketika memasuki dunia finansial, akan ada sejumlah istilah umum yang digunakan untuk mendefinisikan aktivitas tertentu. Salah satu istilah yang sering disebut-sebut adalah disbursement. Selain digunakan dalam lingkup institusi keuangan seperti perbankan, kata disbursement sebenarnya juga banyak dipakai dalam bisnis dalam kaitannya dengan akuntansi. Artikel ini akan membahas tentang apa itu disbursement dan manfaatnya untuk pengguna.

Apa itu disbursement?

Jika diterjemahkan dalam bahasa Indonesia, disbursement berarti pembayaran atau pengeluaran. Dalam konteks tertentu, disbursement kadang juga diartikan sebagai biaya, pembelanjaan, atau kas. Lebih dari itu, definisi disbursement bisa lebih mendalam di dalam dunia perbankan dan bisnis. Dalam konteks perbankan, disbursement adalah proses pembayaran tunai atau langsung dalam suatu transaksi.

Sementara dalam konteks bisnis, definisi disbursement adalah pencairan dana yang dilakukan oleh perusahaan untuk tujuan tertentu, dana bersumber dari rekening bisnis atau akun keuangan lain yang dimiliki. Perusahaan menggunakan disbursement untuk melakukan berbagai hal, misalnya distribusi dana gaji, pembayaran invoice ke vendor, melunasi biaya sewa, dan lain sebagainya.

Untuk memudahkan proses disbursement tersebut, sejumlah produk aplikasi digital bisa digunakan oleh tim terkait. Bahkan saat ini ada juga platform berbasis Application Programming Interface (API) khusus untuk proses disbursement yang dapat diintegrasikan dengan sistem yang dimiliki perusahaan, sehingga menjadikannya lebih agile.

Dalam transaksi disbursement juga ada sejumlah istilah yang sering menyertai, berikut ulasannya:

• Disbursement Fee merupakan beban biaya proses pengiriman paket dari luar negeri ke Indonesia. Transaksi ini biasanya dilakukan oleh perusahaan ekspedisi atau kargo yang memiliki jangkauan regional dan/atau internasional.
• Disbursement Float merupakan proses penundaan penarikan dana yang dilakukan oleh pihak yang harus melakukan pembayaran dengan alasan tertentu.
• Disbursement Plan merupakan dokumen rencana penarikan dana dari rekening yang dimiliki perusahaan untuk tujuan yang sudah terencana sebelumnya.

Cash Disbursement, Disbursement Journal, dan Receipt Journal

Di dalam proses transaksi disbursement, ada sejumlah istilah penting yang juga perlu dipahami seperti Cash Disbursement, Cash Disbursement Journal, dan Cash Receipt Journal. Ketiganya adalah aktivitas yang saling mengikat, terkait proses transaksi dan pencatatannya.

Cash Disbursement (Pengeluaran Tunai) adalah proses pembayaran uang tunai yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan. Proses Cash Disbursement sangat penting untuk memastikan pembayaran yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan tidak terjadi kesalahan dalam pengelolaan arus kas.

Untuk mencatat setiap transaksi cash disbursement, perusahaan bisa menggunakan Cash Disbursement Journal (Buku Kas Pengeluaran). Cash Disbursement Journal adalah catatan atau buku kas yang mencatat setiap transaksi pengeluaran tunai yang dilakukan oleh perusahaan. Di dalam jurnal ini, setiap transaksi yang dilakukan dicatat secara terperinci, termasuk tanggal transaksi, nama penerima pembayaran, jumlah uang tunai yang dikeluarkan, dan tujuan pengeluaran uang tersebut.

Selain Cash Disbursement Journal, perusahaan juga biasanya menggunakan Cash Receipt Journal (Buku Kas Penerimaan). Cash Receipt Journal adalah catatan atau buku kas yang mencatat setiap transaksi penerimaan tunai yang diterima oleh perusahaan. Dengan mencatat setiap transaksi dalam Cash Disbursement Journal dan Cash Receipt Journal, perusahaan dapat memantau arus kas yang masuk dan keluar dengan lebih efektif, sehingga dapat mengambil keputusan yang lebih baik dan tepat dalam pengelolaan keuangan perusahaan.

Manfaat pengelolaan disbursement

Dalam bisnis, pengelolaan disbursement yang baik akan membantu dalam mengoptimalkan penggunaan dana dan memastikan keberlanjutan. Oleh karena itu, penting bagi para pemilik bisnis untuk memperhatikan pengelolaan disbursement dalam bisnis mereka dan memastikan bahwa setiap pengeluaran dilakukan dengan benar dan tepat sasaran.

Manfaat dari pengelolaan disbursement yang baik adalah sebagai berikut:

1. Mencegah kesalahan dalam pengeluaran Dengan adanya sistem disbursement yang terstruktur dan terorganisir, bisnis dapat memastikan setiap pengeluaran uang dilakukan dengan benar sesuai dengan kebutuhan bisnis. Dengan demikian, dapat mencegah terjadinya kesalahan dalam pengeluaran uang yang dapat berdampak pada keuangan bisnis.

2. Memudahkan pelacakan pengeluaran Dengan mencatat setiap pengeluaran bisnis dalam sistem disbursement, pemilik bisnis dapat dengan mudah melacak setiap pengeluaran dan memastikan bahwa pengeluaran tersebut benar-benar diperlukan untuk kelangsungan bisnis.

3. Mengoptimalkan penggunaan dana Dengan adanya sistem disbursement yang terorganisir, bisnis dapat mengoptimalkan penggunaan dana bisnis dengan memprioritaskan pengeluaran yang benar-benar diperlukan. Hal ini akan membantu bisnis dalam menghindari pemborosan dan menjamin kelangsungan bisnis yang berkelanjutan.

4. Mempermudah pengelolaan pajak Dengan mencatat setiap pengeluaran bisnis dalam sistem disbursement, bisnis dapat dengan mudah menghitung dan mengelola pajak yang harus dibayar. Hal ini akan memudahkan bisnis dalam mematuhi peraturan perpajakan yang berlaku dan menghindari sanksi dari otoritas pajak.

Platform disbursement untuk bisnis

Proses pencairan dana bisa saja mudah jika hanya dilakukan untuk satu-dua transaksi saja, terlebih untuk keperluan personal. Namun jika disbursement yang dilakukan melibatkan kuantitas dan nominal transaksi yang besar dan diperlukan pencatatan mendetail, maka diperlukan alat bantu.

Ada berbagai platform digital yang bisa dimanfaatkan bisnis untuk melayani proses disbursement. Adapun inovasi yang cukup menarik untuk digunakan adalah menggunakan mekanisme API Disburse. Layanan ini memungkinkan perusahaan memiliki sebuah sistem untuk memudahkan mereka mengirim dana dari berbagai rekening bank.

Brankas adalah penyedia layanan API Disburse berlisensi di Indonesia dengan berbagai keunggulan yang bisa diandalkan. Pertama, mekanisme yang fleksibel. Dengan layanan disbursement dari Brankas, pebisnis bisa melakukan pencairan dana dari rekening bank perusahaan apapun, baik melalui API (yang dihubungkan ke aplikasi milik perusahaan) maupun melalui dasbor intuitif yang mudah digunakan.

Kedua, layanan ini memiliki sistem pencatatan dan pembaruan status secara real-time atas transaksi pencairan dana yang dilakukan. Ketiga, jaminan keamanan ekstra untuk setiap transaksi yang telah dilakukan.

API Disburse milik Brankas juga memiliki biaya yang sangat terjangkau. Ketika diimplementasikan, pelanggan akan mendapatkan gratis biaya integrasi dan jaminan keandalan sistem. Adapun biaya transaksi hanya dipatok Rp2.500,- untuk sesama bank dan Rp3.500,- untuk rekening bank yang berbeda.

Tabel biaya layanan API Disburse yang dimiliki Brankas / Sumber: Brankas

Dengan menggunakan layanan digital, proses disbursement kini bisa tercatat ke jurnal secara otomatis – pebisnis hanya cukup melakukan analisis terhadap rekap transaksi yang terjadi. Selain itu, terdapat kemudahan untuk melakukan automasi, sehingga untuk berbagai pembayaran terjadwal seperti penggajian atau pembayaran asuransi bisa dijadwalkan secara otomatis melalui sistem.